管理栄養士を目指す皆さん、パソコンを使うのは得意ですか？
管理栄養士として働く中で避けて通れないのが事務作業です。実は管理栄養士は人と話す時間よりもパソコンに向かっている時間のほうが圧倒的に多いです。しかし大学ではこの事務処理能力を身に付けるための授業はあまり開講されておらず、自力で身に付けなければなりません。
この記事では、なぜ管理栄養士に事務能力が必要とされているのか、自力で上達するためにはどういった方法を取るべきなのかについて紹介しています。パソコン作業が苦手な方や就職してから残業したくないという人は是非読んでください！
なぜ事務能力が必要なのか
管理栄養士はどこに就職してもパソコン作業が多く、事務能力が必須です。
企業や公務員は言わずもがなですが、患者様と話すことの多い病院栄養士でも、人と話している時間よりもパソコンに向かっている時間のほうが長いことが多いです。
事務作業が多い理由
管理栄養士の事務作業が多い理由は、献立や各種計画書の作成、記録や媒体の作成など管理栄養士の業務と事務作業が深く結びついているからです。
また、病院や施設のように事務員さんがいる場合は事務作業を代わってもらうこともできますが、管理栄養士が作成しなければいけない書類も多いため事務作業はできなければなりません。
主な事務作業
管理栄養士が行う事務作業の中でも頻度の多い作業を紹介していきます。
各種計画書の作成
栄養管理計画書をはじめ、各種計画書を作成するのも管理栄養士が担当する事務作業です。
ある程度ルーティーン化して特定の項目のみ入力することも多いですが、患者様に合わせた計画を立てるには細かく情報を記入する必要があります。加えて、施設によっては1日に何枚も作成する必要があります。
文字や枚数が増えるほどタイピングの速度で作業効率に差が現れるため、早く打てるようになっておけると日々の業務に余裕が生まれます。
カルテの記入
病院の場合、カルテの確認や記入を行う頻度が最も高いです。
カルテの記入と言っても、栄養指導に必要な記録や確認、患者様の情報入力など様々です。
そして、膨大な情報が記載されているカルテを使いこなすには内容を的確かつ迅速に入力する能力が必要です。
そのため、単純な作業を速くこなせる力がないと日々の業務が大変になります。
献立作成、発注
献立の作成や発注といった給食管理業務も事務作業に含まれます。給食管理業務は主に給食会社や病院、施設などで頻繁に行う業務です。
毎日行う業務のため組んである献立を展開したり発注数の一部を変更するだけということも多いですが、他の業務に比べ突然の変更が多い作業でもあります。急な指示があった場合、単純でも早くて的確に変更する必要があるため、ショートカットキーの利用など時短できる方法を知っておけるとスムーズに仕事ができます。
事務作業に必要な能力
管理栄養士が求められる事務処理能力は決して高くないため、身に付けるのにそう時間はかからないものばかりです。
では、最低限どんな能力を持っておけると安心なのでしょうか。
タイピング能力
なによりも重要なのはタイピング能力です。事務作業では文字を打つ機会が非常に多いため、タイピングが遅いと苦労します。
タイピングが苦手な方は、少なくともタッチタイピング(キーボードを見ずに入力すること)を目標にしましょう。これができるようになるだけでも仕事が格段に速くなります。
Microsoft Officeの利用能力
次に必要なのは、Microsoft Officeの利用能力です。Word、Excel、PowerPointの3つですね。この3つは社会に出てからも使う頻度が高く、事務作業を効率的に行いたいのであればこの3つを使えるようにしておく必要があります。
逆に言えば、この3つを使えれば事務作業のほとんどがかなり楽に行えます。
実際にどこまで必要なのかは職場によりますが、
Wordは卒論が自力で体裁を整えて書ける程度。
Excelは表やグラフが作れて、最低でも四則演算程度は関数でできる程度。
PowerPointは卒論発表で内容を理解してもらえるレベルに整えて作れる程度。
を目安にしてみてください。逆に、このレベルの能力が身に付いていない人は学生のうちに使いこなせるようにしておくことをオススメします。
特に、
Wordで段落の空欄をスペースキーで空けている人
Excelで四則演算を＋や－を打ち込んで行っている人
PowerPointに文字ばかり入れている人
は要注意です。仕事が始まってから勉強し始めても忙しくて間に合わないと思いますので早いうちに慣れておきましょう。
ショートカットキーの活用
3つ目は、パソコンのショートカットキーの活用です。
ショートカットが使えると格段に作業が早くなるので少しずつでも覚えていきたい能力です。
最低限コピペや切り取り、ファンクションキーなどを覚えておくと目に見えて効率がUPします。
右クリックでコピーして貼り付けしている方はまずCtrl＋CのコピーとCtrl＋Vのペーストから使ってみてください。
ちなみに、ショートカットキーを使って短縮できる時間は数秒ですが、1日働けばその短縮した時間が終業前の数分の余裕に繋がります。覚えなくても仕事はできますが、圧倒的にストレスが減るのでぜひ覚えましょう。
練習方法
必要な能力についてわかったところで、どのように練習していけばよいのでしょうか。
具体的な練習方法について紹介します。
タイピングの練習方法
タイピング練習のためにはとにかくキーボードを打つ機会を増やしましょう。
レポートをコピペせずに手打ちする、Wordを用いて勉強するなど工夫次第でパソコンを使う機会は増やせます。
勉強や調べ物はスマホのほうが手軽ですが、それをあえてパソコンに変えてみましょう。
他にも、ネットでタイピングのゲームをやってみるのもオススメです。無料で登録もなくできるので一度やってみてください。意外と面白い上に遊びながらキーボードに慣れることができます。
ちなみに私も元々タイピングが遅く苦手意識がありましたが、国試の勉強をパソコンで始めたら少しづつ早くなっていったので、勉強をパソコンで行うのもオススメです。
Microsoft officeの練習方法
Officeを使いこなすためには、日常生活に組み込む必要があります。
例えば、Wordに国家試験で勉強した内容を打ち込んでいく、Excelで自分や家族の栄養計算をしてみる、国試の難しいところをPowerpointで資料にするなど方法は様々あります。
ただし、機会を増やすには意識的に使う必要があるので気を付けましょう。
また、今大学生でこの記事を読んでくれている方は大学のパソコンの授業を全部受ける、グループでの課題に積極的に参加するなどを意識すればおのずと能力が上がっていきます。
レポートを書く、表計算をする、発表資料を作るという機会がまだある方は積極的に自分から参加しましょう。
人に見せるものを作る経験は能力を飛躍的に上げてくれる上に、他人に能力を評価してもらう機会も卒業すると一気になくなるので今のうちにしっかり活用していきましょう。
ショートカットキーの練習方法
ショートカットキーは正直練習というよりいかに覚えて活用できるかなので、とにかく使うことが重要です。
覚えて起きたいショートカットは下の図で紹介しているのでまずはここから覚えて使ってみましょう。
まとめ
今回は管理栄養士が直面するであろう事務作業とその種類、対策方法について紹介してきました。
人と話すイメージの強い管理栄養士ですが、圧倒的に事務作業の時間が多いことはあまり知られていません。
就職後のストレスを少しでも減らすために、今のうちから対策をしておくことを強くオススメします。
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